Antragsformalitäten

Wenn die geldgebende Einrichtung ein formalisiertes Antragsverfahren anbietet, müssen die Antragsformulare mit größtmöglicher Sorgfalt, Transparenz und Offenheit ausgefüllt werden. In der Regel sind Umfang, Form und Anlagen des Antrags im Einzelnen vorgeschrieben und den Förderrichtlinien der Geldgeber zu entnehmen.

Ein Antrag sollte Folgendes enthalten:

  • Angaben zum Antragsteller (genaue Bezeichnung, Anschrift, Ansprechpartner, eventuell Nachweis der Gemeinnützigkeit durch einen aktuellen Freistellungsbescheid durch das Finanzamt);

  • Titel, Ziel, Konzept und Inhalt des Projektes, wobei unbedingt auf die Förderrichtlinien eingegangen werden sollte, um die Übereinstimmung mit den Zielen der Geldgeber zu dokumentieren;
  • Projektbeschreibung mit Nennung der Projektpartner (genaue Bezeichnung, Anschrift, Ansprechpartner), Nachweis der Qualifikation der Antragsteller zur Durchführung des Projektes;
  • Ablauf, Zeitplan und Durchführungszeitraum des Projektes;
  • Was genau wird beantragt? (Anteilsfinanzierung, Fehlbetragsfinanzierung, Vollfinanzierung). Im Rahmen der Projektfinanzierung müssen die eingesetzten Eigenmittel und weiteren Finanzierungsquellen angegeben werden;
  • Marketingmaßnahmen, eventuell gemeinsame Presse- und Öffentlichkeitsarbeit mit den Geldgebern;
  • Darüber hinaus sind Angaben zur Nachhaltigkeit des Projekts sinnvoll. Viele Geldgeber/innen bewilligen eine Anschubfinanzierung nur unter der Voraussetzung, dass nach Abschluss der Förderung das Projekt weiter geführt wird und die zukünftige Finanzierung sicher gestellt ist. Häufig wird die Nennung von Erfolgsindikatoren zur Messung des Projekterfolges erwartet.

Die Kosten

Geldgeber/innen erwarten in der Regel die Einbringung eines angemessenen finanziellen Eigenanteils in die Finanzierung des Projektes, wobei dies auch Sachmittel, Arbeitsleistungen oder andere Ressourcen sein können. Die noch fehlenden Mittel werden dann in der Regel als Zuschüsse zu den Projektgesamtkosten entweder über eine Anteilsfinanzierung, eine Fehlbedarfsfinanzierung oder in geeigneten Fällen über eine Festbetragsfinanzierung in Form nicht rückzahlbarer Zuwendungen in das Projekt eingebracht. Deshalb ist es wichtig, dass im Kosten- und Finanzierungsplan des Projektes neben den Eigenmitteln und den anderweitig beantragten oder schon bewilligten Drittmitteln (Mittel von Sponsoren, Mittel von anderen Projektpartnern) immer die gesamten Kosten des Projektes ausgewiesen sind und nicht nur die Kosten der beantragten Förderung.

In der Regel hängt die Förderung eines Projektes von der gesicherten Gesamtfinanzierung ab. Bei längerfristigen Projekten kann die Auszahlung der bewilligten Finanzmittel auch an den Projektfortschritt gebunden sein. Nur in Ausnahmefällen werden Projekte ohne die finanzielle Beteiligung Dritter von den Geldgeber/innen vollfinanziert.

Ferner wird in der Regel eine Ko-Finanzierung erwartet, d. h. es müssen weitere Fördermittel, sogenannte Drittmittel anderer Einrichtungen in das Projekt mit eingebracht werden. In der Regel sind die bewilligten Finanzmittel projektgebunden, d. h. die Finanzmittel stehen nur für zeitlich und sachlich begrenzte Maßnahmen zur Verfügung. Nur in seltenen Fällen wird eine institutionelle Förderung als Hilfe zur Selbsthilfe gewährt.

Unter förderungsfähige Kosten können z. B. projektgebundene Personalkosten, Honorarkosten, Reise- und Fahrtkosten, Sachkosten, Büromaterial, Telefon, Porto, Produktionsmaterial, Kosten für Öffentlichkeitsarbeit, Kosten für Beratungs- und Betreuungsangebote, Kosten für die Einführung eines Qualitätsmanagementsystems etc. fallen. Je nach den Fördergrundsätzen der Geldgeber/innen gibt es auch Kosten, die nicht förderfähig sind. Dies können Zuschüsse zu allgemeinen Betriebsmitteln oder zur pauschalen Schließung von Etatlücken sein, aber auch laufende nicht im direkten Zusammenhang mit dem Projekt stehende Personalkosten oder Kosten des laufenden Bürobetriebes sein.

Arten der Finanzierung

Bei der Anteilsfinanzierung bemisst sich die Zuwendung als Anteil bzw. Prozentsatz der durch den Zuwendungsgeber anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben. Verringern sich diese Ausgaben im Laufe des Projekts durch Einsparungen oder höhere Einnahmen, muss die Zuwendung anteilig zurückgezahlt werden.

Bei der Fehlbedarfsfinanzierung wird durch die Zuwendung ein Fehlbedarf abgedeckt, d. h. die Lücke zwischen den anerkannten zuwendungsfähigen Ausgaben und den eingesetzten Eigenmitteln wird geschlossen. Die Mittel zur Schließung eines Fehlbedarfs können oft erst dann abgerufen werden, wenn Eigen- und Drittmittel aufgebraucht sind.

Bei der Festbetragsfinanzierung beteiligt sich der Zuwendungsgeber mit einem festgelegten und nicht veränderbaren Betrag an den zuwendungsfähigen Ausgaben. Die Höhe des Zuschusses bemisst sich anhand festgelegter Sätze oder Pauschalbeträge.