Nach der Bewilligung

Antragsteller sollten sich darüber im Klaren sein, dass nach erfolgter Bewilligung des Antrags die Geldgeber/innen über den Fortgang des Projektes durch regelmäßige Zwischenberichte und einen Abschlussbericht informiert werden möchten. Etwaige im Zusammenhang mit dem Projekt stehende Veröffentlichungen, Pressemitteilungen und Veranstaltungen sind in der Regel mit den Geldgeber/innen abzustimmen.

Zusammen mit dem sachlich-inhaltlichen Abschlussbericht wird im Allgemeinen eine Schlussrechnung oder ein Verwendungsnachweis gefordert, der über die Verwendung der Finanzmittel Auskunft gibt. Üblicherweise werden darin die geplanten und die tatsächlichen Ausgaben gegenübergestellt und mit den Einnahmen – dazu zählen dann die erhaltenen Fördermittel, aber auch ggf. ein Eigenanteil und andere Einnahmen, z. B. Eintrittsgelder – verrechnet. Je nach Geldgeber/in und den jeweils gültigen Nebenbestimmungen unterscheiden sich die Nachweispflichten für den Auftragnehmer hinsichtlich Format und Detaillierungsgrad.

Auch für diese Dokumentations- und Berichtsarbeiten sollten Zeit bzw. Personalkraft einkalkuliert werden.

Es ist nicht unüblich, dass gegen Ende der Förderung auf Kosten des Projektträgers ein Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer die ordnungsgemäße Verwendung der Fördermittel mit einem Prüfungsvermerk versieht. Vor diesem Hintergrund ist auch die gesetzlich gültige Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren für die relevanten Originaldokumente wie Verträge, Belege und Nachweise zu berücksichtigen.

Darüber hinaus kann es Bestandteil der Vertragsvereinbarungen mit dem Finanzgeber sein, dass die erzielten Ergebnisse durch eine Evaluation bewertet werden.