Projektbeschreibung

Warum die Projektbeschreibung so wichtig ist

Bevor Sie sich konkrete Gedanken über die Finanzierung eines Medienkompetenzprojektes machen, ist es wichtig, eine möglichst genaue Beschreibung des geplanten Projektes zu formulieren. Und dies aus folgenden drei Gründen:

1. Über Ziele klar werden

Eine Projektbeschreibung hilft Ihnen, sich über Sinn und Zweck des Projektes, über die gesetzten Ziele und die dafür erforderlichen Schritte im Klaren zu werden. Dabei sollten Sie sich u. a. folgende Fragen stellen:

  • Warum ist das Projekt sinnvoll? Hat es ein Alleinstellungsmerkmal, das es von anderen Projekten unterscheidet? Welchen Mehrwert hat das Projekt und welchen Stellenwert hat es im lokalen oder regionalen Zusammenhang?
  • Eignet sich das Vorhaben als Projekt und passt es zum Profil meiner Einrichtung?
  • Ist die Projektidee schon einmal woanders verwirklicht worden und wenn
    ja, warum ist eine Wiederholung sinnvoll?
  • Wo und wann findet das Projekt statt, wie lange soll das Projekt dauern, lässt es sich zeitlich begrenzen und wann ist der Durchführungszeitraum?
  • Ist das Projekt im vorgesehenen Zeitraum sowohl in personeller als auch in finanzieller Hinsicht zu bewältigen?
  • Gibt es weitere Projektpartner? Wer arbeitet im Projekt mit?
  • Welche Teile des Projekts können ohne Unterstützung in Eigenleistung umgesetzt und welche Teile nur mit Hilfe Dritter realisiert werden?
  • Welche Finanzmittel müssen zur Umsetzung des Projekts veranschlagt werden? (Gesamtkosten) Was sind das für Kosten? (projektgebundene Kosten, laufende Kosten, institutionelle Förderung etc.). Wie hoch ist der angestrebte Anteil der Förderung? Gibt es finanzielle Eigenmittel? Stehen den Ausgaben womöglich auch Einnahmen gegenüber, etwa aus Erlösen, Spenden, Mäzenatentum, Sponsoring oder Wettbewerben? Weiterhin ist zu bedenken, das Projektmittel in der Regel als Anschubfinanzierungen vergeben werden und deshalb nicht für die Durchführung von Daueraufgaben gedacht sind. 

2. Hinweise auf Finanzierungswege

Eine Projektbeschreibung gibt bereits Hinweise auf mögliche Finanzierungswege und potentielle Unterstützer.

Die Durchführenden des Projekts sollten sich zunächst darüber im Klaren werden, in welcher Rolle sie das Projekt durchführen. Je nach Projektbeteiligten können unterschiedliche Partner eingebunden werden. Auch die Frage, wer offizieller Antragsteller ist, eröffnet unterschiedliche Finanzierungswege. Sind auch Einzelpersonen antragsberechtigt? Muss der Antragsteller gemeinnützig oder ehrenamtlich tätig sein?

Beispielsweise verbinden eine Reihe von Programmen ihre finanzielle Förderung mit der Auflage, dass ausschließlich Kinder und Jugendliche Antragstellende und Projektdurchführende sein dürfen. Die Projekte müssen von Kindern und Jugendlichen initiiert und in eigener Verantwortung von ihnen umgesetzt werden. Erwachsene dürfen, wenn überhaupt, nur in beratender oder unterstützender Funktion beteiligt sein. So fördert der „Jugend hilft! Fonds“ ausschließlich Projekte von Kindern im Alter von 6 bis 21 Jahren, die lokalen Youth Banks unterstützen Projekte von Jugendlichen im Alter zwischen 15 und 25 Jahren, das Programm „Think Big“ fördert Projekte von Kindern und Jugendlichen im Alter zwischen 14 und 25 Jahren und der Fonds Soziokultur finanziert Projekte von jungen Menschen im Alter zwischen 18 und 25 Jahren (s. Förderverzeichnis).

Wenn aus einem Antrag klar hervorgeht, wer in dem Projekt die Antragstellenden und Durchführenden sind, bieten diese Auflagen der Förderer die Chance, sich ganz gezielt auf diese Programme zu bewerben.

Die Projektbeschreibung sollte, wenn möglich, das Thema des Projekts umreißen. In der Regel begrenzen potentielle Unterstützer ihr Engagement auf bestimmte thematische Schwerpunkte wie beispielsweise Bildungsarbeit, Völkerverständigung, Entwicklungshilfe, Energie, Klima, Nachhaltigkeit etc. Diese Begrenzung führt dazu, dass der Kreis der in Frage kommenden Förderer relativ überschaubar wird. Insbesondere die Suche nach geeigneten Stiftungen gestaltet sich relativ einfach. Beispielsweise ermöglicht die Broschüre „Fördertöpfe für Vereine, selbstorganisierte Projekte und politische Initiativen“ des Netzwerks Selbsthilfe e.V. in ihrem Schlagwortregister die Suche nach Stiftungszwecken, Aufgabengebieten und Förderbereichen.

Die Projektbeschreibung sollte, wenn möglich, die Zielgruppe des Projekts genau benennen können. Denn auch hier gilt: Für unterschiedliche Zielgruppen existieren unterschiedliche Unterstützungsstrukturen. Wenn Sie mit Kindern und Jugendlichen arbeiten wollen, würde beispielsweise der Kinder- und Jugendförderplan Nordrhein-Westfalen (2011-2015) als Fördertopf für Sie in Frage kommen oder die Initiative „Ich kann was“ der Deutschen Telekom. In der Regel erlauben auch Online-Datenbanken zur Stiftungssuche die Einschränkung der Suche nach Zielgruppen. Die Definition von Zielgruppen ist auch dann interessant, wenn Sie darüber nachdenken, finanzielle Mittel über Sponsoring einzuwerben, denn viele Unternehmen haben ein Interesse daran, ihr Image über eine zielgruppenspezifische Ansprache zu verbessern.

3. Information für Unterstützer

Die Projektbeschreibung informiert potenzielle Unterstützer über Ihre Absichten und ist damit eine wichtige Entscheidungsgrundlage für die Vergabe von finanziellen Mitteln.

Eine gelungene Projektbeschreibung hat einen nicht unerheblichen Einfluss auf die Entscheidung über die Förderwürdigkeit eines Projekts. Deshalb sollten Sie den Geldgeber/innen die Entscheidung so einfach wie möglich machen.

Wichtige Punkte für eine gelungene Projektbeschreibung

  •  Die Projektbeschreibung sollte in einer (einseitigen) Kurzfassung mit den zentralen Eckdaten (Hintergrund und Ziel, Zielgruppe, Ergebnisse, Laufzeit, Partner) sowie in einer ausführlichen Fassung vorliegen.
  • In der Beschreibung sollte auf die innovativen Aspekte der Projektidee, auf ihren gesellschaftlichen Nutzen und ihre Nachhaltigkeit abgehoben werden. Ist die Projektidee eine Weiterentwicklung bereits früher verwirklichter Ideen? Verfolgt sie neue Ansätze und Perspektiven oder greift sie aktuelle gesellschaftliche Probleme auf? 
  • In der Beschreibung sollte klar formuliert sein, wie der Erfolg des Projektes zu messen ist. Dafür müssen die Projektziele feststehen und es muss dargelegt werden, wie sie erreicht werden. Dies ist vor dem Hintergrund zu sehen, dass Geldgeber/innen ein Interesse daran haben, ihr Engagement öffentlich zu kommunizieren. Ein Projekt sollte daher nicht nur erfolgreich sondern auch präsentabel sein. 
  • Sie sollten in ihrer Beschreibung darauf eingehen, welche internen oder externen Kompetenzen (etwa durch Kooperationen) Sie in das Projekt einbringen. Dies versetzt Geldgeber/innen in die Lage, zu beurteilen, inwieweit der Projekterfolg durch besondere Organisationsstrukturen oder das Fach- und Erfahrungswissen der Projektmitarbeiter gewährleistet ist. 
  • Geldgeber/innen stehen einem Projektvorhaben möglicherweise aufgeschlossener gegenüber, wenn es kofinanziert wird, d. h. wenn bereits andere Projektförderer oder Sponsoren dem Projekt Mittel zur Verfügung stellen.  
  • In der Projektbeschreibung sollten Sie festlegen, welchen Rahmen Sie Ihrem Projekt geben wollen (Tagung, Workshop, Seminar etc.). 
  • Sie sollten die Wirtschaftlichkeit des Projekts darlegen können, etwa durch den effizienten Einsatz finanzieller und technischer Ressourcen, durch eine alternative Mittelbeschaffung (geldwerte Sach- und Dienstleistungen) und den sinnvollen Einsatz von Personal.